Účetní služby nepatří mezi levné záležitosti. Mnohem výhodnější je investice do účetního programu, který vám část činností automatizuje. V článku vám představíme možnosti, které moderní účetní systémy nabízí.
Konec přepisování faktur
Ruční přepisování přijatých dokladů zabere spoustu času a hrozí při něm řada chyb. Toto riziko minimalizujete díky technologiím.
Se svými dodavateli se domluvíte, aby vám doklady posílali do speciální e-mailové schránky. Z ní si je účetní program stáhne, a pokud jsou ve standardizovaném formátu ISDOC nebo obsahují QR kód, potřebná data se vám do účetního programu sama načtou. Vy je jen zkontrolujete.
Výměna dat s e-shopem
Moderní účetní program pro podnikatele také disponuje propojením na různé e-shopy (tzv. API). Úspora práce je značná. Například stačí, když popis výrobku, produktovou fotku a informaci o stavu zásob vložíte do účetního programu. E-shop si data převezme, takže je nevkládáte dvakrát.
Jakmile se zboží přes e-shop prodá, účetní systém dostane informaci a skladový software toto zboží rezervuje. Díky tomu se ještě před expedicí objednávky nevyprodá v kamenné prodejně.
Účetní systémy ušetří až tři dny
Pokud vedete účetnictví, vaše účetní musí pravidelně čistit tzv. saldo. Při něm kontroluje, zda je rozdíl dvou účtů v rovnováze, nebo jestli zbývá nedoplatek či přeplatek.
Je to časově náročná činnost, která účetní zabere až tři dny každý měsíc. Některé účetní programy mají funkci, která čištění salda automatizuje.
Úspora času při fakturaci
Pokud od vás stálí zákazníci odebírají ty stejné služby, každý měsíc jim vystavujete fakturu s totožnými údaji. De facto se mění jen data a číslo dokladu.
Účetní program tyto faktury zvládne vygenerovat sám – vy nachystáte jen tu první a označíte ji za vzor, se kterým pak účetní systém pracuje.
Účetní systémy usnadní tvorbu mezd
Součástí účetního softwaru je i program na mzdy. Zadáte do něj docházku a on vám spočítá výši mzdy pro zaměstnance. Rovnou připraví výplatní lístek se všemi povinnými informacemi.
Hodně vám také pomůže s komplikovaným výpočtem exekučních srážek.
Šikovné automatizace
Účetní systémy také umí samy stahovat aktuální kurzovní lístek, exportovat pdf dokumenty nebo zálohovat data. Jednotlivé automatizace se liší systém od systému, proto se vždy informujte u dodavatele.
