O tom, co je to SCF (= Supply Chain Financing) neboli financování dodavatelského řetězce, jste se mohli dočíst v přechozích článcích. Nejedná se jen o řešení, které podpoří ekonomiku malých a středních firem, také pro odběratele může mít implementace SCF řešení nepřeberné množství výhod. Mnoho společností se ale může obávat, že je proces implementace složitá a zdlouhavá záležitost. Nechte se vyvést z omylu a pojďte se podívat, že je s námi celý proces hračka.
V jednom z našich článků jsme se zabývali tím, proč a kdy využít SCF řešení, a prozradili nejdůležitější věci, které byste o něm měli vědět. Dnes se zaměříme na to, co obnáší zavedení systému financování dodavatelského řetězce, jaký je postup implementace i co budete potřebovat, aby celý systém fungoval tak, jak má.
Analýza systému
Před tím, než začneme se samotnou spoluprací, potřebujeme si udělat důkladnou analýzu systémů, které využíváte. Abychom vám byli schopní správně implementovat SCF řešení, potřebujeme zjistit, jaký druh ERP (= Enterprise Resource Planning) systému využíváte a jak s ním pracujete. Sledujeme, jak u vás funguje proces toku zboží a dokladů. Zejména se díváme na schvalování faktur, která oddělení je musí před jejich proplacením schválit, zda máte určené výplatní dny, jestli faktury platíte jednotlivě nebo souhrnně. Podle zjištěných reálií se potom rozhodujeme, jaký přístup u vás pro implementaci využijeme.
Pokud ERP systém teprve plánujete začít využívat, přečtěte si, na co je dobré dát si při výběru pozor.
Plácneme si?
Tato fáze je velice důležitou částí celé implementace. Chceme váš dodavatelský řetězec financovat efektivně, rychle a moderně. Proto potřebujeme znát všechny proměnné, abychom mohli Invoice Financing zavést i u vás.
Pokud by se tato prvotní fáze zanedbala, SCF řešení by ve výsledku nemuselo fungovat tak, jak má. Pokud bychom zjistili, že se systémy nesetkávají s potřebnými kritérii, musíme implementaci odložit do doby, dokud nebudou systémy inovované a aktualizované tak, aby podporovaly plnou naši integraci a komunikaci pomocí API.
Implementace i s testováním zabere v průměru tři měsíce. Avšak tato časová dotace není pevně daná. Je individuální a odvíjí se podle způsobu implementace a dalších faktorů.
Tři možnosti implementace SCF
Implementovat SCF řešení umíme třema způsoby – automatizovaně přes API, EDI nebo přes excelové soubory.
- API – (= Application Programming Interface) spolehlivé, automatizované řešení, díky němuž můžeme zpracovávat doklady a faktury všech zúčastněných stran. Výměna dat probíhá v nižších jednotkách sekund bez nutnosti manuálních zásahů. U tohoto řešení je výhodou jeho škálovatelnost – je jedno, jestli si vyměníme jednu nebo nebo tisíce faktur za den. Ze všech tří možností se jedná o nejrychlejší a nejpřesnější řešení.
- EDI – (= Electronic Data Interchange) druhou možností je napojení na váš tok EDI. Tímto způsobem si umíme vytáhnout potřebné faktury k financování sami, aniž byste nám museli cokoliv manuálně posílat. Díky tomu je posílání dat kvalitnější a efektivnější, než manuální zasílání. Na EDI řešení dlouhodobě spolupracujeme s firmou Grit.
- Excel – SCF řešení umíme implementovat také skrz výměnu excelových tabulek. Tento způsob je však zdlouhavý a velmi manuální. Doporučujeme jej proto pouze jako krátkodobou možnost nejen kvůli časové náročnosti, ale také kvůli vyšší pravděpodobnosti výskytu chyb.
Primárně se snažíme využívat první dvě možnosti. Jsou mnohem rychlejší a přesnější než manuální využívání excelových tabulek. Právě díky rychlosti a přesnosti informací můžeme vašim dodavatelům zajistit financování jejich faktur do tří dnů. Nemusí tak čekat na svoji likviditu až do data splatnosti jejich faktury.
Napojení ERP na API, programování a úpravy systému u partnera většinou zaberou odhadem dva týdny. Samozřejmě je potřeba počítat s tím, že i toto časové rozmezí je individuální a bude se pohybovat dle externích faktorů.
Jaká data potřebujeme
Veškerá data potřebná k financování si extrahujeme z faktur. Z hlavičky faktury si vytáhneme jméno dodavatele, splatnost faktury, datum jejího vystavení a hodnotu. S těmito náležitostmi už můžeme pracovat a spustit financování.
Povedla se implementace SCF?
Proces přeposílání faktur jsme již nastavili a teď nastává chvíle, abychom zjistili, jestli se samotná implementace povedla. První testování probíhá standardně na testovacích datech, která máme k dispozici právě pro tyto účely. Pokud vše dopadne úspěšně, můžeme přejít na testy s reálnými daty.
Na pilotní provoz se domlouváme se samotnými dodavateli. Každá společnost a každé odvětví má svá vlastní specifika, která se snažíme doladit již v prvních dnech testovacího provozu. V tuto chvíli hledáme společné cesty a nacházíme kompromisy. Odběratelé navíc v této fázi získají vhled do fungování a na vlastní kůži si osahají procesy, díky kterým celé financování dodavatelského řetězce funguje. Pilotní provoz většinou probíhá v průběhu jednoho týdne, výjimečně déle.
SCF řešení v praxi
Jakmile testovací období skončí můžeme Invoice Financing spustit i pro ostatní dodavatele. V reálném fungování zjišťujeme, zda vše probíhá tak, jak má. V této fázi se často přijde na nějakou nestandardní situaci, kterou musíme vyřešit. Tyto zádrhely však nejsou důvodem k panice. Při spuštění SCF řešení jsou běžné a umíme si s nimi poradit.
Pokud nastane nenadálá situace, hledáme společné cesty, které k povedou k jejímu vyřešení. Tyto chvíle jsou navíc výbornou příležitostí k tomu, abychom mohli pracovat na vylepšení našich služeb. Jen tak se můžeme přiblížit odběratelům i dodavatelům a přinést jim co nejlepší uživatelský zážitek.
Jednoduché rozhraní
Pro odběratele i dodavatele máme připravené přehledné rozhraní, kde na pár kliknutí vidí veškeré své faktury. Dodavatelé navíc nejsou vázaní tím, že by museli financovat všechny své pohledávky. Faktury, které chtějí profinancovat si jednoduše vyberou v rozhraní. Za ostatní navíc nemusí platit žádné poplatky, tak jako tomu je u některých jiných faktoringových řešení.
Nebojte se implementace SCF i pro vaši společnost
Zájem o financování dodavatelského řetězce neustále roste. Pořád váháte, jestli je SCF řešení to pravé i pro vás? Nebojte se nás kontaktovat, můžeme vymyslet společné řešení. Uvolněte si své cash flow a zároveň díky Invoice Financing svým dodavatelům a umožněte jim snadný přístup k likviditě a provozním financím.
Jaká je cena Invoice Financing?
To je na tom to nejlepší. Implementace ani provoz SCF řešení vás nebude nic stát. Navíc usnadníte práci svým interním lidem – o vaše dodavatele, kteří budou využívat Invoice Financing od Rogeru se budou starat naši interní sales manažeři.
